Кадрова історія співробітника була розкидана по таблицях, теках і розрахунках окремо для кандидатів, чинних співробітників і звільнених, а для кожної позиції був потрібен свій пакет документів, який ніхто не відстежував системно.
Єдиний профіль заводиться ще на етапі відгуку на вакансію, проходить через найм, переведення й звільнення без перестворення картки, запитує документи під конкретну позицію і показує кожному - кадровику, керівнику, бухгалтеру, співробітнику - лише доступну йому частину даних.
Компанія отримала одну безперервну історію по кожній людині від відгуку до архіву, а обов'язковий за законом документ не може лишитися непоміченим - портал зупиняє оформлення до його завантаження.
Штат - лише частина картини
Звичайна кадрова таблиця відповідає на питання, хто працює в компанії зараз. Але шлях людини починається раніше - з відгуку на вакансію - і часто закінчується задовго до найму. Одні кандидати не проходять відбір, інші відмовляються самі. Тих, кого прийняли, згодом переводять між посадами, відправляють у відпустку та звільняють.
На кожному етапі з'являються нові дані й документи. Якщо зберігати їх окремо, кадровику доводиться заново збирати історію по таблицях, теках і розрахунках: ким людина прийшла, які вимоги діяли для її позиції, що змінилося після переведення й кому дозволено бачити її документи.
Масштаб швидко виходить за межі поточного штату. Кандидатів у базі на порядки більше, ніж чинних співробітників, а за роки накопичується окремий пласт звільнених. Їхні записи теж потрібні компанії: кадрова історія не має зникати разом зі зміною статусу.
Без спільного профілю та сама інформація починає жити в кількох версіях. Кандидат оновив відомості в анкеті, кадровик зберіг стару копію у своїй таблиці, документи опинилися в окремій теці - і вже незрозуміло, яке джерело вважати актуальним. Портал потрібен ще до оформлення в штат, щоб обидві сторони працювали з однією історією й не збирали її заново під час кожного переходу.
Профіль з'являється раніше за співробітника
Візьмемо людину, яка відгукнулася на вакансію водія. Вона ще не співробітник: попереду відбір, документи й рішення про найм. Але профіль у HR-порталі в неї вже є.
Якщо відбір закінчиться відмовою, профіль піде в архів. Якщо людину приймуть, цей самий запис продовжить жити вже як профіль співробітника. На її прикладі видно весь задум порталу: не створювати окремі картки на кожному етапі, а вести одну історію від першого контакту до звільнення.
Кандидат заповнює профіль сам і бачить, які відомості й документи від нього очікують. Кадровик працює з тим самим записом, перевіряє комплект і переводить людину на наступний етап. Відмова не стирає попередню роботу, а найм не потребує переносити дані в нову картку співробітника.
Один запис переживає всі зміни статусу
Якщо кандидата найняли, поверх уже заповненого профілю з'являються посада, статус і кадрові документи. Під час переведення змінюється посада, під час звільнення - статус. Сам профіль залишається тим самим.
В архів іде не порожній рядок із прізвищем. Там залишається вся кадрова історія: коли людина прийшла, на яких посадах працювала та які документи супроводжували її в цей час.
Архів закриває обидві гілки процесу. У ньому залишаються кандидати, яких не прийняли, і співробітники після звільнення. Для чинної людини профіль продовжує накопичувати переведення й зміни посад, тому під час розбору історії видно не лише її останнє місце, а й увесь шлях усередині компанії.
За тими самими правилами оформлені люди, які керують порталом. Кадровик колись сам пройшов через найм і отримав профіль співробітника. Окремих службових дверей, через які адміністратори потрапляють у систему в обхід загального порядку, немає.
Водієві й бухгалтеру потрібні різні документи
На етапі оформлення універсальний список швидко перестає працювати. Водієві потрібні посвідчення особи, права потрібної категорії й медичні довідки. Якщо він працює на своїй машині, додаються техпаспорт, страховка й допуски на окремі види перевезень. Бухгалтеру потрібні вже інші підтвердження - наприклад, диплом і рекомендації. Для простої позиції може бути достатньо посвідчення особи.
Тому портал запитує документи не "для співробітника взагалі", а для конкретної позиції. Зі зміною посади змінюються й вимоги до пакета.
Ці вимоги мають різну вагу. Рекомендація чи підтвердження кваліфікації можуть бути внутрішньою умовою роботодавця, і брак паперу компанія залагодить за своїми правилами. Медична довідка для певної роботи обов'язкова за законом, і її відсутність виявиться не лише всередині відділу кадрів, а й під час зовнішньої перевірки.
Прогалину в пакеті, якого вимагає закон, не можна залишити на розсуд кадровика. Портал зупиняє оформлення до того, як порушення потрапить у кадрову історію.
Правила під кожну позицію задані в самій системі, тому кадровику не доводиться тримати винятки в пам'яті. Саме ця залежність між вакансією, посадою й документами робить рішення специфічним для процесів роботодавця: універсальної анкети тут недостатньо.
Один профіль виглядає по-різному для чотирьох ролей
Усередині профілю лежать персональні документи, відомості про роботу, години й виплати. Відкрити все це будь-кому, хто увійшов, було б небезпечно, тому в кожної ролі свій огляд, що відповідає її реальним завданням.
| Роль | Основний робочий зріз | Межа доступу |
|---|---|---|
| Співробітник | Власний профіль, відпустка, години й розрахунковий лист | Не бачить профілі колег |
| Керівник | Співробітники своєї команди та їхні запити | Працює в межах своєї зони відповідальності |
| Кадровик | Статуси, позиції та кадрові документи людей | Конкретний документ може бути закритий окремим правом |
| Бухгалтер | Години, ставка й розрахункова частина | Не отримує автоматично весь пакет особистих документів |
Обмеження діє й усередині профілю: доступ до людини ще не означає доступ до кожного її документа. Портал перевіряє не лише роль користувача й обраний профіль, а й право відкрити конкретний файл.
Після найму портал залишається зі співробітником
Кадрова історія не закінчується в день оформлення. Через той самий портал співробітник запитує відпустку, керівник ухвалює рішення, а залишок днів перераховується автоматично. Робочі години потрапляють в облік і беруть участь у розрахунку зарплати за ставкою. Співробітник відкриває розрахунковий лист в особистому кабінеті й сам бачить, за які години отримав виплату.
Ці операції пов'язані з тією самою людиною та її поточною посадою. Години не доводиться окремо переносити в розрахунок, а залишок відпустки - зводити вручну після кожного погодження. Співробітник бачить результат у тому самому кабінеті, де зберігається його кадрова історія, і йому не потрібно звертатися в бухгалтерію за кожним роз'ясненням.
Головна перевага для кадрової служби - безперервність даних. Інформацію не переносять між картками під час найму, переведення та звільнення, тому різні відділи працюють з однією історією, а точкові права відкривають кожному учаснику лише необхідну частину профілю.
Зрештою той самий профіль відповідає на різні питання в різні роки. Кандидатові він показує, що потрібно для оформлення. Співробітнику - відпустку, години й виплати. Кадровику та бухгалтеру - їхню частину робочого процесу. Після звільнення він зберігає контекст, який інакше довелося б відновлювати по теках, листах і копіях таблиць.
Гнучкість потребує налаштування
Портал знає, які документи потрібні водієві чи бухгалтеру, лише тому, що ці правила заздалегідь описані під конкретного роботодавця. Внутрішні вимоги компанії та обов'язкові за законом документи різняться між позиціями, тому готового списку "для всіх" недостатньо.
Це водночас перевага й ціна рішення. Система дотримується реального кадрового процесу, але перед запуском цей процес потрібно розібрати й налаштувати: позиції, пакети документів, ролі та доступ до окремих файлів. Якщо вимоги компанії змінюються, правила порталу теж доводиться підтримувати в актуальному стані.
Олександр
Це реальний проєкт, поданий знеособлено. Впізнавані деталі - галузь, конкретику, усе, за чим можна визначити замовника, - ми навмисно змінюємо; ім'я та комерційні таємниці замовника не розкриваємо. Незмінною лишається суть: яке завдання розв'язували і яким інженерним підходом. Кейс написано, щоб показати проблему та її вирішення - що і як ми робимо.