Кадровая история сотрудника была разбросана по таблицам, папкам и расчётам отдельно для кандидатов, действующих сотрудников и уволенных, а для каждой позиции требовался свой пакет документов, который никто не отслеживал системно.
Единый профиль заводится ещё на этапе отклика на вакансию, проходит через найм, переводы и увольнение без пересоздания карточки, запрашивает документы под конкретную позицию и показывает каждому - кадровику, руководителю, бухгалтеру, сотруднику - только доступную ему часть данных.
Компания получила одну непрерывную историю по каждому человеку от отклика до архива, а обязательный по закону документ не может остаться незамеченным - портал останавливает оформление до его загрузки.
Штат - только часть картины
Обычная кадровая таблица отвечает на вопрос, кто работает в компании сейчас. Но путь человека начинается раньше - с отклика на вакансию - и часто заканчивается задолго до найма. Одни кандидаты не проходят отбор, другие отказываются сами. Тех, кого приняли, позднее переводят между должностями, отправляют в отпуск и увольняют.
На каждом этапе появляются новые данные и документы. Если хранить их отдельно, кадровику приходится заново собирать историю по таблицам, папкам и расчётам: кем человек пришёл, какие требования действовали для его позиции, что изменилось после перевода и кому разрешено видеть его документы.
Масштаб быстро выходит за пределы текущего штата. Кандидатов в базе на порядки больше, чем действующих сотрудников, а за годы накапливается отдельный пласт уволенных. Их записи тоже нужны компании: кадровая история не должна исчезать вместе со сменой статуса.
Без общего профиля одна и та же информация начинает жить в нескольких версиях. Кандидат обновил сведения в анкете, кадровик сохранил старую копию в своей таблице, документы оказались в отдельной папке - и уже непонятно, какой источник считать актуальным. Портал нужен ещё до оформления в штат, чтобы обе стороны работали с одной историей и не собирали её заново при каждом переходе.
Профиль появляется раньше сотрудника
Возьмём человека, который откликнулся на вакансию водителя. Он ещё не сотрудник: впереди отбор, документы и решение о найме. Но профиль в HR-портале у него уже есть.
Если отбор закончится отказом, профиль уйдёт в архив. Если человека примут, эта же запись продолжит жить уже как профиль сотрудника. На её примере виден весь замысел портала: не создавать отдельные карточки на каждом этапе, а вести одну историю от первого контакта до увольнения.
Кандидат заполняет профиль сам и видит, какие сведения и документы от него ждут. Кадровик работает с той же записью, проверяет комплект и переводит человека на следующий этап. Отказ не стирает предыдущую работу, а найм не требует переносить данные в новую карточку сотрудника.
Одна запись переживает все смены статуса
Если кандидата наняли, поверх уже заполненного профиля появляются должность, статус и кадровые документы. При переводе меняется должность, при увольнении - статус. Сам профиль остаётся тем же.
В архив уходит не пустая строка с фамилией. Там остаётся вся кадровая история: когда человек пришёл, на каких должностях работал и какие документы сопровождали его в это время.
Архив закрывает обе ветки процесса. В нём остаются кандидаты, которых не приняли, и сотрудники после увольнения. Для действующего человека профиль продолжает накапливать переводы и смены должностей, поэтому при разборе истории видно не только его последнее место, но и весь путь внутри компании.
По тем же правилам оформлены люди, которые управляют порталом. Кадровик когда-то сам прошёл через найм и получил профиль сотрудника. Отдельной служебной двери, через которую администраторы попадают в систему в обход общего порядка, нет.
Водителю и бухгалтеру нужны разные документы
На этапе оформления универсальный список быстро перестаёт работать. Водителю нужны удостоверение личности, права нужной категории и медицинские справки. Если он работает на своей машине, добавляются техпаспорт, страховка и допуски на отдельные виды перевозок. Бухгалтеру нужны уже другие подтверждения - например, диплом и рекомендации. Для простой позиции может быть достаточно удостоверения личности.
Поэтому портал запрашивает документы не "для сотрудника вообще", а для конкретной позиции. При смене должности меняются и требования к пакету.
У этих требований разный вес. Рекомендация или подтверждение квалификации могут быть внутренним условием работодателя, и недостающую бумагу компания разберёт по своим правилам. Медицинская справка для определённой работы обязательна по закону, и её отсутствие обнаружится не только внутри отдела кадров, но и при внешней проверке.
Пробел в пакете, который требует закон, нельзя оставить на усмотрение кадровика. Портал останавливает оформление до того, как нарушение попадёт в кадровую историю.
Правила под каждую позицию заданы в самой системе, поэтому кадровику не приходится держать исключения в памяти. Именно эта зависимость между вакансией, должностью и документами делает решение специфичным для процессов работодателя: универсальной анкеты здесь недостаточно.
Один профиль выглядит по-разному для четырёх ролей
Внутри профиля лежат персональные документы, сведения о работе, часах и выплатах. Открыть всё это любому вошедшему было бы опасно, поэтому у каждой роли свой обзор, отвечающий её реальным задачам.
| Роль | Основной рабочий срез | Граница доступа |
|---|---|---|
| Сотрудник | Собственный профиль, отпуск, часы и расчётный лист | Не видит профили коллег |
| Руководитель | Сотрудники своей команды и их запросы | Работает в пределах своей зоны ответственности |
| Кадровик | Статусы, позиции и кадровые документы людей | Конкретный документ может быть закрыт отдельным правом |
| Бухгалтер | Часы, ставка и расчётная часть | Не получает автоматически весь пакет личных документов |
Ограничение действует и внутри профиля: доступ к человеку ещё не означает доступ к каждому его документу. Портал проверяет не только роль пользователя и выбранный профиль, но и право открыть конкретный файл.
После найма портал остаётся с сотрудником
Кадровая история не заканчивается в день оформления. Через тот же портал сотрудник запрашивает отпуск, руководитель принимает решение, а остаток дней пересчитывается автоматически. Рабочие часы попадают в учёт и участвуют в расчёте зарплаты по ставке. Сотрудник открывает расчётный лист в личном кабинете и сам видит, за какие часы получил выплату.
Эти операции связаны с тем же человеком и его текущей должностью. Часы не приходится отдельно переносить в расчёт, а остаток отпуска - сводить вручную после каждого согласования. Сотрудник видит результат в том же кабинете, где хранится его кадровая история, и ему не нужно обращаться в бухгалтерию за каждой расшифровкой.
Главное преимущество для кадровой службы - непрерывность данных. Информацию не переносят между карточками при найме, переводе и увольнении, поэтому разные отделы работают с одной историей, а точечные права открывают каждому участнику только необходимую часть профиля.
В итоге один и тот же профиль отвечает на разные вопросы в разные годы. Кандидату он показывает, что нужно для оформления. Сотруднику - отпуск, часы и выплаты. Кадровику и бухгалтеру - их часть рабочего процесса. После увольнения он сохраняет контекст, который иначе пришлось бы восстанавливать по папкам, письмам и копиям таблиц.
Гибкость требует настройки
Портал знает, какие документы нужны водителю или бухгалтеру, только потому, что эти правила заранее описаны под конкретного работодателя. Внутренние требования компании и обязательные по закону документы различаются между позициями, поэтому готового списка "для всех" недостаточно.
Это одновременно преимущество и цена решения. Система следует реальному кадровому процессу, но перед запуском этот процесс нужно разобрать и настроить: позиции, пакеты документов, роли и доступ к отдельным файлам. Если требования компании меняются, правила портала тоже приходится поддерживать в актуальном состоянии.
Александр
Это реальный проект, поданный обезличенно. Узнаваемые детали - отрасль, конкретику, всё, по чему можно вычислить заказчика, - мы намеренно меняем; имя и коммерческие тайны заказчика не раскрываем. Неизменной остаётся суть: какую задачу решали и каким инженерным подходом. Кейс написан, чтобы показать проблему и её решение - что и как мы делаем.